Les emails de relance en allemand

Écrire un email formel n’est pas toujours facile : parce que le moyen de communication semble simple et rapide, on oublie souvent qu’il y a des codes à respecter pour que l’échanges soient fructueux et efficaces. Et un oubli peut vite vous mettre dans l’embarras.

En effet, il s’en joue parfois de peu pour que votre destinataire soit irrité au point de ne même pas vous répondre. Pour éviter les erreurs courantes dans vos mails n’hésitez pas à consulter notre article sur les erreurs à éviter dans les mails formels.

Si le mal est fait et que cela fait plusieurs jours que vous attendez désespérément une réponse, alors ne vous en faites pas : on vous donne ici des formules de relance pour vous tirer d’embarras sans que votre correspondant ne se sente oppressé par vos demandes et redemandes.

Car n’oubliez pas que la courtoisie est toujours de mise, même si le délai de réponse peut vous sembler agaçant !

Les choses à éviter

Quand vous relancez votre correspondant suite à une demande demeurée sans réponse, il est généralement déjà au courant que : d’une, il ne vous a pas répondu ; deux, vous attendez une réponse ; trois, vous êtes agacé. Rien ne sert de lui rappeler ces éléments, sinon à le brusquer et à lui ôter l’envie de vous aider. Évitez donc les phrases suivantes :

> Sie haben noch nicht auf meine E-Mail geantwortet : Vous n’Avez pas encore répondu à mon e-mail

> Ich warte noch immer auf Ihre Antwort : J’attends toujours votre réponse

En revanche, des phrases bien choisies et mises dans le bon ordre pourront vous aider à obtenir la réponse tant attendue. Voici donc quelques conseils et exemples pour formuler votre message :

Le rappel

Commencez par rappeler l’envoi d’un courrier au préalable pour rafraîchir la mémoire de votre correspondant, mais aussi pour qu’il puisse retrouver ledit message dans sa boîte de réception, et mieux connaître l’objet de votre requête.

Le mieux serait d’ailleurs que vous lui réécriviez via la conversation électronique que vous avez déjà eue, afin qu’il n’ait qu’à remonter pour savoir de quoi il était question. Vous pouvez rappeler l’objet de vos démarches par différentes formules, comme les suivantes :

> Ich habe vor einige Wochen Unterstützung durch Ihre Hilfsorganisation erfragt : J’ai demandé du soutien via votre organisme d’aide il y a quelques semaines

> Ich habe Ihnen letzte Woche nach Informationen gefragt… : Je vous ai demandé des informations la semaine dernière

> Ich habe mich vor einige Wochen bei Ihnen geworben : J’ai postulé chez vous il y a quelques semaines

Encore mieux, vous pouvez « dédouaner » votre correspondant en lui demandant simplement s’il a reçu votre mail et montrer ainsi votre bonne volonté à partager avec lui/elle l’erreur à l’origine de l’absence de réponse :

> Ich schreibe Ihnen, um sicherzugehen, dass das Schriftstück, das ich Ihnen letzte Woche zugeschickt hatte, auch angekommen ist und mit der Datei alles in Ordnung ist. : Je vous écris pour m’assurer que le courrier que je vous ai envoyé la semaine dernière vous est bien parvenu, et que tout est en ordre avec le dossier.

> Letzte Woche hatte ich Ihnen ein Datei zur Korrektur zugeschickt. Bisher habe ich diesbezüglich leider noch keine Rückmeldung von Ihnen erhalten : la semaine dernière je vous ai envoyé un dossier à corriger. Jusqu’à présent je n’ai malheureusement pas eu de retour de votre part.

> hatten Sie schon Gelegenheit, sich mein Konzept anzuschauen? Auf Ihr Feedback dazu bin ich gespannt : Avez-vous déjà eu l’occasion de vous pencher sur mes idées? Je suis curieux de connaître votre avis

> vor einigen Wochen haben wir Ihnen ein Angebot über unsere offene Veranstaltung gesendet. Aktuell haben wir dafür noch zwei Plätze frei : Il y a quelques semaines, nous vous avons envoyé une offre concernant notre événement ouvert. Actuellement il reste encore deux places disponibles.

Si vous avez déjà échangé avec votre correspondant, à l’occasion d’une conversation téléphonique, d’un entretien, etc., alors mentionnez le d’une manière courtoise, avec des remerciements par exemple, pour montrer que vous vous adressez à lui sur un ton cordial malgré le long délai de réponse :

> am TT.MM.JJJJ habe ich mich auf Ihre Stelle als … für … beworben. Da ich bisher noch keine Rückmeldung oder Empfangsbestätigung erhalten habe, möchte ich kurz nachfassen und sicher gehen, dass alle erforderlichen Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind : le (jour précis: JJ/MM/AAAA), je vous ai envoyé ma candidature pour le poste de … N’ayant, à ce jour, aucun retour ni accusé de réception, je souhaiterais vous relancer et m’assurer que tous les documents attendus vous soient bien parvenus.

> herzlichen Dank für das freundliche Telefonat am TT.MM.JJJJ : Merci beaucoup pour l’échange téléphonique que nous avons eu le JJ/MM/AAAA.

> Ich habe mich bei Ihnen am TT/MM/JJJJ beworben. Inzwischen ist Ihre Bewerbungsfrist abgelaufen und einige Wochen sind vergangen. Daher möchte ich mich auf diesem Weg nachfragen, wann Ihr Auswahlprozess beendet sein wird und ich mit einer Antwort rechnen kann : J’ai postulé chez vous le … Entretemps, votre campagne de candidature s’est terminée et quelques semaines sont passées. C’est pourquoi je souhaiterais savoir si vous aviez déjà fini la procédure de décision et à quel moment je pourrais compter sur une réponse.

La deadline

Souvent, ce n’est pas l’absence de réponse en elle-même qui dérange, mais les autres retards qu’elle implique. Si vous êtes pressé de recevoir un document pour constituer un dossier par exemple, vous pouvez avoir besoin d’obtenir des réponses à vos demandes dans certains délais. Si une réponse tarde à vous parvenir, vous pouvez toujours demander une échéance de la manière suivante :

> Darf ich Ihnen fragen, wie lange es noch etwa dauern wird : Puis-je vous demander combien de temps cela va encore durer?

Cette demande est certes claire, mais peut sembler un peu abrupte pour votre correspondant. En fonction des relations que vous entretenez avec lui (si vous êtes client, si vous êtes collègues, etc.), adaptez votre ton.

Si vous vous adressez à un supérieur par exemple, essayez de ne pas insister sur le fait qu’il prend du temps, mais contournez le reproche en mentionnant l’urgence de la situation, surtout si vous avez une deadline à respecter.

N’hésitez pas à mentionner cette date limite pour que votre interlocuteur se rende compte du caractère pressé de la situation sans que vous ayez besoin de le préciser :

> Ich muss das Dokument spätesten am XX.XX. abgeben : Je dois rendre ce document au plus tard le…

> Der letzte Abgabetermin ist am …. Könnten Sie mir bitte mitteilen, wann ich mit der Korrektur rechnen kann? : L’échéance de remise est …Pourriez-vous me dire quand vous en aurez fini avec la correction?

> Ich muss mich vor dem … anmelden : Je dois m’inscrire avant le…

La demande

Pour ne pas laisser à votre correspondant plus de temps pour se dérober, formulez clairement votre demande, en rappelant qu’il y a une échéance si besoin :

> Könnten Sie mir bitte den Empfang noch einmal bestätigen? Ich wäre Ihnen auch sehr dankbar, wenn Sie mir eine Einschätzung geben könnten : Pourriez-vous me confirmer la bonne réception (de mon courrier)? Je vous serais aussi très reconnaissant, si vous pouviez me donner une estimation (du document fourni)?

> Bitte geben Sie uns bis dahin Bescheid, ob Sie einen der beiden Plätze möchten : S’il vous plait faites moi savoir avant cette date, si vous souhaitez réserver les deux places

> Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn sie mir bis dahin die Dokumente zurückschicken könnten : Je vous serais très reconnaissant de me renvoyer les documents avant cette date

Se montrer disponible et courtois

Évidemment, si vous insistez, c’est bien que la réponse de votre correspondant vous importe et sert aussi vos intérêts. Inutile de vous montrer agacé, cela ne pourrait que retarder encore les choses. Annoncez plutôt un ton cordial et indulgent auquel votre interlocuteur se fera certainement une joie de réagir avec la même bienveillance :

> Sollten Fragen bestehen, können Sie sich jederzeit an mich wenden : Si vous avez encore des questions, vous pouvez vous adresser à moi à tout moment

> Bitte lassen Sie mich wissen, ob noch Informationen fehlen oder ich Sie in irgendeiner Form unterstützen kann : S’il vous plait, faites moi savoir si des informations sont encore manquantes ou si je peux vous aider en quoi que ce soit

> Sollten Sie noch Fragen zu meinen Bewerbungsunterlagen haben, stehe ich Ihnen gerne per Mail oder Telefon unter der Nummer ____ zur Verfügung. Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe : Si vous avez encore des questions concernant ma candidature, je reste évidemment à votre disposition par mail ou par téléphone, au numéro suivant: … Je vous remercie de votre dévouement et demeure,…

> Falls Sie noch Fragen zu meiner Bewerbung haben, scheuen Sie nicht, mich per Mail oder unter folgender Nummer ____ zu kontaktieren : Au cas où vous auriez encore des questions concernant ma candidature, n’hésitez pas à me contacter au numéro suivant: …

Aussi, si la réponse ou l’objet du message est réellement urgent, prévenez votre correspondant que vous prenez les choses en main et que vous vous chargerez vous-même de le recontacter, après un délai qui le laissera réfléchir à ce qu’il a à vous dire :

> Ich rufe Sie am Freitag dazu an : Je vous rappelle vendredi pour en parler

Terminer le courrier

Enfin, finissez poliment votre courrier, en respectant les codes de la correspondance formelle et courtoise :

> Wir wünschen Ihnen einen guten Tag und: Bleiben Sie gesund! : Nous vous souhaitons une bonne journée et de rester en bonne santé!

> Vielen Dank im Voraus : Merci beaucoup d’avance

> Für eine kurzfristige Rückmeldung danke ich im Voraus : Je vous remercie d’avance de me répondre dans des délais brefs

Remerciez votre correspondant et signez votre message (sans oublier de replacer les informations nécessaires, nom de l’entreprise, nom de famille, classe universitaire, etc.) pour que votre destinataire soit bien sûr de savoir à qui il a affaire :

> Mit freundlichen Grüßen : cordialement

> Hochachtungsvoll : respectueusement

> mit freundlichen Grüßen : mes meilleurs salutations

Exemple de mail de relance :

Sehr geehrter Herr Müller,
Ich habe Ihnen am 25/05 über unsere neue Angebote geschrieben, Hatten Sie schon die Gelegenheit, sich sie anzuschauen? Da sie nur bis zum 15/06/2021 gültig sind, möchte ich kurz nachfassen und sicher gehen, dass sie alle Informationen bekommen haben. Falls nicht, scheuen Sie nicht, mich per Mail oder unter folgender Nummer ____ zu kontaktieren.

Ich danke Ihnen für Ihre Treue zu unserer Firma und verbleibe,
Hochachtungsvoll,
Lisa Maier, Sekrätärin, Clic-campus.

Traduction :

Très cher Monsieur Müller,
Le 25/05 je vous ai écrit à propos de nos nouvelles offres. Avez-vous déjà eu l’occasion de les consulter? Comme elles ne sont valables que jusqu’au 15/06/2021, je voulais m’assurer que vous aviez bien reçu toutes les informations. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à me contacter par mail ou au numéro suivant:…

Je vous remercie de votre fidélité à notre société et reste,
Respectueusement,
Lisa Maier, Secrétaire, Clic-Campus.

Les emails de relance en allemand – exercice

Complétez les expressions suivantes en sélectionnant le terme qui convient dans l’espace indiqué par les pointillés :