Le vocabulaire des métiers de secrétaire en allemand

Qui dit secrétariat dit communication, gestion et organisation. Il se peut que vous soyez fait(e) pour ce travail, mais que l’idée de l’accomplir à l’étranger vous effraye un peu. En effet, le travail de secrétaire demande une grande précision, mais surtout une bonne compréhension des missions que l’on vous donne. Si on vous demande de répondre à tel ou tel client, de prendre des notes, ou de trier des archives, il faut certes que vous puissiez comprendre ce que vous entendez, ce que vous lisez, mais vous devez surtout être sûr de ce que votre patron vous demande, et ne pas perdre de temps et de crédibilité à répondre à la mauvaise personne ou à traiter du mauvais sujet.

Vous l’aurez compris: l’erreur arrive vite dans un travail aussi minutieux et qui repose avant tout sur le contact. Mais ne vous en faites pas, il suffit de connaître certains termes et expressions pour pouvoir vous lancer dans vos tâches avec assurance! Et on vous donne ici tout le vocabulaire essentiel à connaître pour être secrétaire en pays germanophone. Vous trouverez aussi des exemples de phrases que tout secrétaire est amené à entendre ou à prononcer dans sa carrière.

(Le secrétariat, c’est aussi beaucoup de correspondance, et donc des codes conversationnels à connaître : vous les trouverez dans nos articles dédiés à la conversation téléphonique en allemand ou aux emails professionnels.)

Termes de base

> Sie werden dann von unserer Sekretärin empfangen : vous serez alors reçu par notre secrétaire

> Er ist ein sehr effizienter Sekretär : C’est un secrétaire très performant

> Achten Sie darauf, immer auf Briefe von dem Kundenstamm zu antworten : Veillez à toujours répondre aux lettres des clients fidèles

Le matériel de bureau

> Könnten Sie mir einen Stift zum Unterschreiben bitte leihen? : Pourriez-vous me prêter un stylo pour signer s’il vous plait?

> Der Drucker ist außer Betrieb, wir müssen einen Techniker anrufen : l’imprimante est en panne, il faut appeler un technicien

> Um Sekretär zu werden, muss man heute fast unbedingt Excel und Word beherrschen, und Excel-Tabellen machen können : pour devenir secrétaire aujourd’hui, il faut presque obligatoirement maîtriser excel et word et être capable de faire des tableaux Excel.

L’administratif

> Als Sekretärin, muss sie sich in alles, was im Betrieb gescheht, einarbeiten : en tant que secrétaire, elle doit se tenir au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise

> Welche Informationen haben Sie bei Auftragserteilung gegeben? : Quelles informations avez-vous données lors de la passation de commande?

> Sie müssen uns noch Ihre Bankverbindung mitteilen : Vous devez encore nous communiquer votre RIB/vos coordonnées bancaires

> Um die Rechnung online zu bezahlen, müssen Sie den Rechnungsnummer eingeben : pour payer la facture en ligne, vous devez saisir le numéro de facture

> Könnten Sie bitte diese Rechnung gleich begleichen? : Pourriez-vous régler cette facture tout de suite s’il vous plait?

> Für die Verspätung haben wir Ihnen eine Gebühr berechnet : pour le retard nous vous avons facturé des frais

> Da sie immer noch nicht bezahlt haben, müssen wir sie mahnen : comme ils n’ont toujours pas payé, nous devons leur envoyer un rappel

> Kunden sind aufgrund von Lieferverzögerungen unzufrieden : Les clients sont insatisfaits en raison de retards de livraison

> Was schätzen Sie als Lieferzeit ein? : comment estimez-vous le délai de livraison?

> Für dieses Angebot profitieren einige Kunden von Sonderkonditionen : pour cette offre certains clients bénéficient de conditions particulières

> Sie können hier, neben dem Stempel, unterschreiben : vous pouvez signer ici, à côté du tampon

> Wenn Sie unterschreiben, müssen Sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen verantworten : Si vous signez, vous devez assumer la responsabilité du respect des closes du contrat

Prendre des notes et traiter les documents

> Wie schnell können Sie diese Daten erfassen? : à quelle vitesse pouvez-vous saisir ces données?

> Ich habe den Nummer in mein Notebook notiert : j’ai noté le numéro dans mon carnet de notes

> Ich notize mich alles, was bei dem Treffen gesagt wird : je prends en notes tout ce qui est dit à la réunion

> Ein paar Sätze müssen unbedingt bearbeitet oder sogar gelöscht werden : quelques phrases doivent impérativement être remaniées ou même supprimées

> Kannst du einen Satz über unseren neuen Angebot in den Brief einfügen? : peux-tu ajouter une phrase à propos de notre nouvelle offre dans la lettre?

> Alle letzte Transaktionen wurden in dieser Tabelle für die Bilanzierung zusammengefasst : toutes les dernières transactions ont été rassemblées dans ce tableau pour l’établissement du bilan

Traiter, organiser les documents

> Wir müssen alle Informationen zu diesem Projekt sammeln, um die Datei zu erstellen : nous devons rassembler toutes les informations concernant ce projet pour constituer le dossier

> Sie hat alle Daten heruntergeladet und an den Chef transferiert : elle a téléchargé toutes les données et les a transférées au patron

> Wie die Daten in unserem System geschützt werden, ist sehr wichtig für die Kunden, die oft persönliche Informationen eingeben müssen : La manière dont les données sont protégées dans notre système est très importante pour les clients, qui doivent souvent saisir des informations personnelles

> Alle Dokumente zu diesem Unternehmen müssen Sie in diesen Aktenschrank einordnen : Vous devez classer tous les documents qui concernent cette société sur ces étagères

> alle Archive sind auf dieser SD-Karte gespeichert : toutes les archives sont sauvegardées sur cette carte SD

> Zwei Register wurden ersetzt, die Übrigen sind original erhalten : deux registres ont été remplacés, les autres ont été conservés dans leur forme originale

> die rote Etiketten sind für vergangene Dateien, und die blauen weisen auf aktuelle Vertrage hin : les étiquettes rouges sont pour les dossiers passés et les bleues indiquent les contrats en cours

> Könnten Sie mir heute noch die Akten beschaffen? : Pourriez-vous me fournir les dossiers encore aujourd’hui?

> Führen Sie bitte eine Kartei über Bestellungen und Beschwerden zu diesem Produkt : constituez s’il vous plait un dossier sur les commandes et les plaintes concernant ce produit

La prise de contacts, les relations

> Sie müssen nicht alle Anrufe und Briefe entgegennehmen und beantworten, nur die wichtigsten : vous ne devez pas accepter et répondre à tous les appels et courriers, seulement aux plus importants

> Es tut mir leid, aber ich muss Sie zum Gehen auffordern : Je suis désolé(e) mais je dois vous demander de partir

> Kann ich bitte mit Herr Müller sprechen ? – Einen Moment bitte, ich stelle durch! :
Puis-je parler à Monsieur Müller s’il vous plait? – Un instant s’il vous plait, je vous mets en communication!

> Unter welcher Nummer kann ich ihn erreichen? : à quel numéro puis-je le joindre?

> Herr Müller ist heute nicht da. Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? : Monsieur Müller n’est pas là. Souhaitez-vous laisser un message?

> Können Sie ihm bitte ausrichten, dass das Treffen ausfällt? : Pouvez-vous s’il vous plait lui dire que la réunion est annulée?

> Sind Sie angemeldet? : Vous avez pris rendez-vous?

> Ich habe mich zu diesem Kurs angemeldet : je me suis inscrit(e) à ce cours

> Können Sie meine Geschäftspartner anrufen und ein Treffen vereinbaren? : Pouvez-vous appeler mes associés et convenir d’une réunion?

Gérer la correspondance

> Ich habe dem Projektsleiter den neuen Plan emailt : j’ai envoyé le nouveau plan par mail au chef de projet

> Beiliegend finden Sie die Rechnung zu Ihrer Bestellung : vous trouverez ci-joint la facture de votre commande

Gérer les rendez-vous

> Können Sie unseren Termin bitte schriftlich bestätigen? : Pouvez-vous confirmer le rendez-vous à l’écrit s’il vous plait?

> Markieren Sie bitte das Treffen im Terminkalender : Indiquez la réunion dans le calendrier des rendez-vous s’il vous plait

Exercice : vocabulaire – secrétariat et travail de bureau

Sélectionnez, parmi les propositions, les traductions correspondant aux termes suivants :