Écrire un e-mail formel en ALLEMAND

Dans le monde professionnel comme à l’université ou dans la vie quotidienne, pour des achats à distance en tout genre par exemple, l’échange de courriers électroniques est de plus en plus fréquent. Il est aujourd’hui très courant, voire nécessaire, de communiquer par e-mails, ce qui implique tant de les écrire que de les recevoir.

Quel que soit votre projet dans le monde germanophone : trouver un travail, effectuer un semestre d’échange universitaire, une formation, un séjour linguistique, etc., vous aurez très certainement besoin de correspondre avec des germanophones par mail.

Mais pour obtenir les informations ou la formation que vous demandez, il est important de bien rédiger votre mail. En effet, si votre destinataire reçoit un grand nombre de mails par jour – comme on peut en effet le supposer – s’attarder sur l’un d’entre eux pour des erreurs que vous pourriez facilement éviter risquerait de vous coûter cher.

En effet, la réponse pourrait se faire attendre, voire ne pas arriver du tout ou ne pas être à la hauteur de vos attentes.

C’est pourquoi, dans cet article, on vous donne des conseils et des expressions utiles pour améliorer votre correspondance, ainsi que quelques mots de vocabulaire relatif à la correspondance électronique !

Nos conseils pour un mail percutant

Allez droit au but : la boite de réception de votre destinataire est certainement pleine de demandes en tout genre et il se peut qu’il veuille les traiter le plus vite possible. S’il doit passer 10 minutes à vous lire pour comprendre le but de votre mail, il risque de se lasser très vite et d’être plus réticent à accéder à votre demande.

Ainsi, votre mail doit être le plus court possible, ce qui ne signifie pas qu’il doit être mal ou vite rédigé. Évitez par exemple les abréviations. Vous devez être clair, concis, précis tout en restant poli et correct !

Si votre demande exige des explications, alors présentez les de manière structurée, en faisant apparaître des paragraphes clairement définis par exemple.

Mettez les formes : respectez les formules de politesse courantes, et montrez-vous agréable, même en quelques lignes. Vous pouvez vous aider de notre article sur « les formules de politesse en allemand« .

Il y a plusieurs éléments et aspects de l’e-mail à respecter pour être percutant, et nous allons vous les donner dans cet article.

Les données des contacts

der Empfänger : le destinataire
die E-Mail Adresse : l’adresse mail
die Kontaktdaten : les données du contact

Il est inutile d’insister sur l’importance d’entrer une adresse électronique correcte pour que votre mail parvienne à son destinataire. En revanche, on sous-estime trop souvent l’impression que produit notre propre adresse mail.

Dans le monde professionnel, il vaut mieux éviter les formules farfelues ou les noms trop travaillés : restez sobres en permettant à votre destinataire de vous identifier tout de suite par un nom, un prénom ou un nom d’entreprise qui apparaît dans votre adresse.

der Betreff : l’objet

Trop souvent négligé, il est important d’indiquer un objet afin que votre destinataire sache tout de suite de quoi il est question quand il voit votre mail dans sa boite de réception, mais aussi pour qu’il puisse retrouver votre conversation facilement s’il a besoin d’y revenir ultérieurement.

Encore une fois, indiquez votre objet de la manière la plus percutante possible : en présentant clairement et de manière courte le sujet de votre demande.
Si votre mail est une réponse à un autre, conservez le même objet.

Exemples :

> Zusammenfassung des Meetings / 17-08 : Résumé du meeting / 17.08

> Bewerbung / Assistantstelle : candidature / poste d’assistant

>Infos zur Ausbildung …. : Informations sur la formation …

die Begrüßung : les salutations

die Anrede : la formule d’appel

Dans un e-mail formel, il est important de marquer du respect à votre destinataire en utilisant la formule d’appel appropriée.

Si vous connaissez peu votre destinataire, choisissez la formule suivante « Sehr geehrte…/ Sehr geehrter… » et indiquez le nom et le titre de votre destinataire.

Si vous ne savez pas qui va vous lire, choisissez une formule générale : « Sehr geehrte Damen und Herren … »

Si vous connaissez votre destinataire et avez une relation plus cordiale avec, alors vous pouvez dire « Guten Tag Frau/Herr …. » (« Bonjour Madame/Monsieur… »).

Mettez une virgule et allez à la ligne.

Introduire votre demande

Il faut certes être concis, mais vous pouvez toujours vous permettre une petite phrase introductive (d’une ligne, pas plus) pour montrer à votre destinataire de la déférence, de l’intérêt ou du respect. Il s’agit d’annoncer le ton de votre message. Selon le contexte de votre courrier électronique (réponse, demande, etc.), vous pouvez utiliser les formules suivantes :

> Danke für Ihre schnelle Antwort : merci pour votre réponse rapide

> Ich hoffe es geht Ihnen gut : j’espère que vous allez bien

> Vielen Dank für das nette Gespräch letzte Woche : Merci beaucoup pour notre sympathique entretien la semaine dernière

> Ich bedanke mich bei Ihnen, für Ihre Hilfe gestern : je vous remercie pour l’aide d’hier

> Ich hoffe, meine E-Mail erreicht Sie bei bester Gesundheit : J’espère que ce courrier vous trouvera en bonne santé

erreichen : parvenir à / atteindre

Évidemment, si votre courrier électronique vient en réponse tardive à un autre message ou à une demande, vos excuses quant au délai passé seront toujours appréciées :

> Bitte entschuldigen Sie, dass ich mich erst jetzt melde : Veuillez m’excuser si je ne vous contacte que maintenant

> Entschuldigen Sie mich bitte, für die verspäte Antwort: Veuillez m’excuser s’il vous plait pour cette réponse tardive

sich melden : contacter, se manifester
die Antwort : la réponse
die Verspätung : le retard

die Struktur : la structure

die Absätze : les paragraphes

Si votre message implique des explications, structurez votre mail en paragraphes pour rendre votre message plus clair à votre destinataire.

Commencez par expliquer le but de votre démarche en utilisant, par exemple, les expressions suivantes :

> Ich schreibe Ihnen, um … zu … : Je vous écris pour …

> Gern beantworte ich Ihre Frage : … c’est avec plaisir que je réponds à votre question: …

> Ich habe auf Ihrer Internetseite gelesen, dass … und ich würde mich dafür sehr interessieren : J’ai lu sur votre page internet que … et cela m’intéresserait grandement

> durch/über/… habe ich von Ihrem Angebot erfahren : par l’intermédiaire de …, j’ai pris connaissance de votre offre

Puis, dans un deuxième paragraphe indiqué par un passage à la ligne et par un alinéa, expliquez la situation si nécessaire.

Introduire une pièce jointe

das Attachment : la pièce jointe
die angehängte Datei : la pièce jointe

Dans la plupart des cas, le réel objet de la demande est la pièce jointe : facture, rapport, compte rendu, etc. : c’est cela que votre correspondant attend de vous.

N’oubliez pas d’attacher le document au mail et présentez-le en utilisant, par exemple, les expressions suivantes :

> Im Anhang finden Sie … : vous trouverez, joint à ce mail …

> Die Dokumente im Anhang informieren über … : Les documents joints contiennent des informations sur …

> Die genauen Details sind im Anhang nachzulesen : Vous pourrez lire les détails précis en pièce jointe

anhängen : être attaché à
informieren : informer

der Schluss : la conclusion

Concluez votre mail en annonçant votre disponibilité si votre démarche ou celle de votre correspondant nécessite plus d’échanges, ou par une phrase cordiale :

> Ich freue mich darauf, bald wieder von Ihnen zu hören : Je me réjouis d’avoir de vos nouvelles bientôt

> Falls Sie noch weitere Fragen haben, können Sie mich telefonisch oder per E-Mail erreichen : Si vous avez encore d’autres questions, vous pouvez me contacter par téléphone ou par e-mail.

> Ich wünsche Ihnen einen schönen Abend : Je vous souhaite une belle soirée

die Grußformel : la formule de salutation

Enfin, saluez votre destinataire par les expressions suivantes :

> Herzliche Grüße : Cordialement

> Viele Grüße nach … (lieu où se trouve le destinataire)

Signez de votre nom, relisez et votre mail est prêt à partir !

Écrire un e-mail formel en allemand – Exercice

Complétez les phrases et expressions suivantes en sélectionnant les termes corrects :