Convenir d’un rendez-vous, fixer une réunion professionnelle en allemand

Si vous installez en Allemagne, que ce soit pour les loisirs, le plaisir ou le travail, il vous faudra bien convenir de certains rendez-vous, que ce soit pour l’installation d’appareils électroménagers, pour votre inscription à l’université ou pour mener des négociations avec un client de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Vous l’aurez compris : quelle que soit la raison de votre séjour en pays germanophone, il vous sera utile, voire nécessaire, de savoir planifier une rencontre avec quelqu’un, à l’écrit, à l’oral, de manière formelle ou non.

C’est pourquoi, dans cet article, on vous donne le vocabulaire et certaines expressions à connaître pour convenir d’un rendez-vous. Vous trouverez des formules servant à proposer un rendez-vous, une date, une heure, une modification, etc.

Montrez à votre correspondant que vous êtes sérieux et organisé par un bon choix de phrases et de mots, et ne passez plus à côté d’opportunités importantes pour des problèmes de compréhension !

Proposer le rendez-vous

La première chose à faire pour fixer un rendez-vous, c’est de prendre contact avec la personne en question et de lui proposer une rencontre. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples de formules à utiliser à cette étape.

> Ich denke, wir sollen uns persönlich treffen : je pense qu’on devrait se rencontrer en personne

> Ich wollte mich kurz bei Ihnen melden, damit wir den Besprechungstermin vereinbaren : Je vous contacte rapidement pour que nous puissions fixer un rendez-vous

> Ich schreibe Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren : Je vous écrirai pour convenir d’un rendez-vous

Les informations pratiques :

Une fois que le but de la rencontre est annoncé, encore faut-il convenir d’un lieu, d’un jour et d’une heure qui convienne aux deux personnes. S’il s’agit d’un rendez-vous professionnel, assurez-vous que la date fixée vous donne suffisamment de temps pour vous y préparer (collecte d’informations, renseignements sur lune entreprise ou un produit, etc.). Munissez-vous de votre agenda afin de ne pas avoir à modifier le rendez-vous après qu’il a été fixé !

> Passt Ihnen der 10. März? : Le 10 mars vous convient-il?

> Können Sie am 24. April? : Pouvez-vous / Êtes-vous disponible le 24 avril?

> Währe Ihnen ein anderes Datum lieber? : Préféreriez-vous une autre date?

> Hätten Sie am 12. Februar Zeit? : Auriez-vous du temps le 12 février?

> Währe Ihnen am Freitag, den 14. Januar recht? : Est-ce que le vendredi 14 janvier vous irait?

> Wo/Wann sollen sir uns treffen? : Où/Quand pouvons-nous nous rencontrer?

> Um welche Uhrzeit würde es Ihnen passen? : Quelle heure vous conviendrait?

> Sollten Ihnen das nicht passen … : si cela ne vous convient pas…

> Sollte es Ihnen am Mittwoch um 14.OO Uhr nicht passen, dann … : Si ça ne va pas pour vous mercredi à 14h, alors …

L’exemple suivant a le même sens que celui que nous venons de donner, mais sont plus informels :

> Falls Mittwoch um 14:00 Uhr nicht in deinen Zeitplan passt, dann …

La réponse :

De même que vous devez savoir proposer un rendez-vous, il est important d’apporter une réponse correcte et adaptée à ce que l’on vous propose. Voici donc des formules à utiliser pour accepter ou refuser une date de rencontre :

> Das klingt gut / Das hört sich gut an : Cela me semble bien

> Ja, das würde mir passen : Oui, ça m’irait

> Ich werde in meinem Kalender nachsehen : je vais vérifier dans mon agenda

> Leider bin ich an diesem Datum nicht verfügbar : malheureusement je ne serai pas disponible à cette date

> Montag passt mir leider nicht : lundi ne me convient pas, désolé

> Ich befürchte, dass ich am Dienstag keine Zeit habe : Je crains de ne pas avoir le temps mardi

> Nein, ich glaube nicht, dass das möglich wäre : Non, je ne pense pas que ce sera possible

Déplacer, annuler un rendez-vous

Vous n’êtes évidemment pas obligé de donner une raison si une date fixée ne vous convient plus. En revanche, il est plus qu’apprécié de convenir tout de suite d’un autre rendez-vous, afin de ne pas laisser traîner l’affaire en question.
Vous pouvez utiliser une des formules suivantes pour présenter vos excuses à votre correspondant :

> Ich befürchte, dass ich es am Freitag nicht schaffe. Wie wäre es stattdessen am Donnerstag? : Je crains de ne pas pouvoir vendredi, peut-on dire jeudi à la place?

> Hiermit lasse ich Sie wissen, dass ich den Termin verschieben muss : Par ce courrier, je vous fais savoir que je souhaiterais décaler le rendez-vous

> Leider muss ich unseren Termin absagen, an diesem Datum werde ich auf Geschäftsreise sein : malheureusement je dois annuler notre rendez-vous, je serai en déplacement professionnel à cette date

> Können wir dieses Treffen verschieben? : Peut-on décaler cette réunion à plus tard?

La confirmation

Enfin une fois, la date et l’heure fixée, assurez-vous que ni votre correspondant ni vous-même ne les loupe ! Pour cela, demandez une confirmation, si possible par écrit, surtout si le jour convenu est loin dans le temps. Ainsi, il vous suffira de consulter vos mails ou votre courrier pour vous assurer du jour et du lieu de la rencontre.

> Geben Sie mir bitte Bescheid… : Donnez-mois confirmation s’il vous plait…

> Lassen Sie mich wissen, ob es Ihnen passt : Faites moi savoir si ça vous va

> Bitte bestätigen Sie : Confirmez s’il vous plait

> Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie das Datum bestätigen würden : Je vous serais reconnaissant de confirmer la date

> Bitte schicken mir heute noch eine Bestätigungsemail : s’il vous plait envoyez-moi un mail de confirmation aujourd’hui

> Ich schreibe Ihnen, um den Termin zu bestätigen : Je vous écris pour confirmer le rendez-vous

> Ich freue mich darauf, Ihnen zu treffen : Je me réjouis déjà de vous rencontrer

Convenir d’un rendez-vous en allemand – Exercice

Sélectionnez, parmi les propositions, la traduction correspondant aux termes ou expressions suivants :