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Le vocabulaire des métiers de secrétaire en allemand

Qui dit secrétariat dit communication, gestion et organisation. Il se peut que vous soyez fait(e) pour ce travail, mais que l’idée de l’accomplir à l’étranger vous effraye un peu. En effet, le travail de secrétaire demande une grande précision, mais surtout une bonne compréhension des missions que l’on vous donne. Si on vous demande de répondre à tel ou tel client, de prendre des notes, ou de trier des archives, il faut certes que vous puissiez comprendre ce que vous entendez, ce que vous lisez, mais vous devez surtout être sûr de ce que votre patron vous demande, et ne pas perdre de temps et de crédibilité à répondre à la mauvaise personne ou à traiter du mauvais sujet.

Vous l’aurez compris: l’erreur arrive vite dans un travail aussi minutieux et qui repose avant tout sur le contact. Mais ne vous en faites pas, il suffit de connaître certains termes et expressions pour pouvoir vous lancer dans vos tâches avec assurance! Et on vous donne ici tout le vocabulaire essentiel à connaître pour être secrétaire en pays germanophone. Vous trouverez aussi des exemples de phrases que tout secrétaire est amené à entendre ou à prononcer dans sa carrière.

(Le secrétariat, c’est aussi beaucoup de correspondance, et donc des codes conversationnels à connaître : vous les trouverez dans nos articles dédiés à la conversation téléphonique en allemand ou aux emails professionnels.)

Termes de base

der Sekretär, die Sekretärin : le secrétaire, la secrétaire

der Assistent, die Assistentin : l’assistant, l’assistante

etwas an jemanden delegieren : déléguer quelque chose à quelqu’un

die Dienstleistung (-en) : le service

der Empfang : la réception, l’accueil

der Empfänger : la personne à l’accueil, le réceptionniste

> Sie werden dann von unserer Sekretärin empfangen : vous serez alors reçu par notre secrétaire

effizient : performant, efficace

> Er ist ein sehr effizienter Sekretär : C’est un secrétaire très performant

der Kunde, die Kundin : le client, la cliente

der Kundenstamm : la clientèle fidèle

> Achten Sie darauf, immer auf Briefe von dem Kundenstamm zu antworten : Veillez à toujours répondre aux lettres des clients fidèles

die Telearbeit : le télétravail

Le matériel de bureau

das Büromaterial (-ien) : le matériel de bureau

die Büroorganisation (-en) : l’organisation du bureau

der Kalender : le calendrier

der Drehstuhl : le fauteuil de bureau

der Schreibtisch : le bureau

die Schreibtlischlampe : la lampe de bureau

die Schublade : le tiroir

das Papier : le papier

der Papierkorb : la corbeille à papiers

die Karteikarte : la fiche bristol

der Stift : le stylo

der Bleistift : le crayon

der Kugelschreiber : le stylo bille

das Lineal : la règle

die Haft-notiz : le papier adhésif (post-it)

der Klebeband : le ruban adhésif (scotch)

der Hefter : le classeur

der Schnellhefter : la chemise

die Heftklammer : l’agrafe, le trombonne

der Tacker : l’agrafeuse

das Laminiergerät : la plastifieuse

der Locher : la perforeuse

lochen : perforer

das Radiergummi : la gomme

die Schere : la paire de ciseaux

der Rechner : la calculatrice

> Könnten Sie mir einen Stift zum Unterschreiben bitte leihen? : Pourriez-vous me prêter un stylo pour signer s’il vous plait?

das Telefon : le téléphone

der Computer : l’ordinateur

der PC : le PC

der Tablet-PC : la tablette

herunterfahren : éteindre (l’ordinateur)

hochfahren : allumer (l’ordinateur)

der Bildschirm : l’écran

der Drucker : l’imprimante

der Laserdrucker : l’imprimante laser

die Druckereinstellung : les paramètres, l’installation de l’imprimante

das Kabel : le câble

der Kopierer : la photocopieuse

der Lautsprecher (-) : le haut-parleur

die Maus : la souris d’ordinateur

das Mauspad : le tapis de souris

der Scanner : le scanner

scannen : scanner

die SD-Karte : la carte SD

die Tastatur : le clavier

der USB-Stick : la clé USB

> Der Drucker ist außer Betrieb, wir müssen einen Techniker anrufen : l’imprimante est en panne, il faut appeler un technicien

die Excel-Tabelle (-n) : le tableau excel

die MS-Office-Anwendung : l’application Microsoft office

das Word-Dokument : le document Word

> Um Sekretär zu werden, muss man heute fast unbedingt Excel und Word beherrschen, und Excel-Tabellen machen können : pour devenir secrétaire aujourd’hui, il faut presque obligatoirement maîtriser excel et word et être capable de faire des tableaux Excel.

der Kaffee-Automat (-en) : la machine à café

L’administratif

die Administration(-en) : l’Administration

administrativ : administratif

sich in etwas einarbeiten : se mettre au courant de quelque chose

> Als Sekretärin, muss sie sich in alles, was im Betrieb gescheht, einarbeiten : en tant que secrétaire, elle doit se tenir au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise

der Auftrag (die Aufträge) : la commande, le contrat

die Auftragserteilung : la passation d’une commande

die Auftragsbestätigung : la confirmation de commande

> Welche Informationen haben Sie bei Auftragserteilung gegeben? : Quelles informations avez-vous données lors de la passation de commande?

die Bankverbindung : les coordonnées bancaires

> Sie müssen uns noch Ihre Bankverbindung mitteilen : Vous devez encore nous communiquer votre RIB/vos coordonnées bancaires

die Abrechnung (-en) : les comptes

die Abrechnung machen : faire les comptes

begleichen : régler

jemandem etwas berechnen : facturer quelque chose à quelqu’un

die Gebühr : la taxe, les frais

die Rechnung (-en) : la facture

der Rechnungsnummer : le numéro de facture

der Betrag (die Beträge) : le montant

bezahlen : payer

die Bezahlung : le règlement, le payement

die Buchhaltung : le service de comptabilité

mahnen : envoyer un rappel (obligation de payement)

die Mahnung : le rappel (de payement)

überweisen : transférer (sur un compte bancaire)

das Zahlungsmittel : le moyen de payement

> Um die Rechnung online zu bezahlen, müssen Sie den Rechnungsnummer eingeben : pour payer la facture en ligne, vous devez saisir le numéro de facture

> Könnten Sie bitte diese Rechnung gleich begleichen? : Pourriez-vous régler cette facture tout de suite s’il vous plait?

> Für die Verspätung haben wir Ihnen eine Gebühr berechnet : pour le retard nous vous avons facturé des frais

> Da sie immer noch nicht bezahlt haben, müssen wir sie mahnen : comme ils n’ont toujours pas payé, nous devons leur envoyer un rappel

bestellen : commander

die Bestellung (-en) : la commande

die Lieferung : la livraison

liefern : livrer

die Lieferzeit : le délai de livraison

> Kunden sind aufgrund von Lieferverzögerungen unzufrieden : Les clients sont insatisfaits en raison de retards de livraison

> Was schätzen Sie als Lieferzeit ein? : comment estimez-vous le délai de livraison?

der Beleg : le justificatif

die Bescheinigung : l’attestation, le certificat

die Beschwerde : la plainte

die Bewerbung : la candidature

betreuen : prendre en charge, s’occuper de

recherchieren : effectuer une recherche

reklamieren : faire une réclamation

reservieren : réserver

die Sonderkonditionen : les conditions spéciales

die Bedingung (-en) : la condition

die Vorschrift (-en) : la consigne, la directive, la disposition légale

> Für dieses Angebot profitieren einige Kunden von Sonderkonditionen : pour cette offre certains clients bénéficient de conditions particulières

der Vertrag : le contrat

die Signatur : la signature

die Unterschrift : la signature

unterschreiben : signer

der Stempel : le tampon

verantworten : assumer la responsabilité de

> Sie können hier, neben dem Stempel, unterschreiben : vous pouvez signer ici, à côté du tampon

> Wenn Sie unterschreiben, müssen Sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen verantworten : Si vous signez, vous devez assumer la responsabilité du respect des closes du contrat

Prendre des notes et traiter les documents

aufzeichnen : noter, prendre en notes

das Notebook : le carnet de notes

notieren : noter

erfassen : saisir (un texte)

formulieren : formuler

schriftlich : à l’écrit

> Wie schnell können Sie diese Daten erfassen? : à quelle vitesse pouvez-vous saisir ces données?

> Ich habe den Nummer in mein Notebook notiert : j’ai noté le numéro dans mon carnet de notes

die Notiz : la note

sich etwas notizen/ eine Notiz machen : prendre en notes

> Ich notize mich alles, was bei dem Treffen gesagt wird : je prends en notes tout ce qui est dit à la réunion

abtippen : taper (sur clavier)

etwas anklicken : cliquer sur quelque chose

löschen : effacer

die Rechtschreibprüfung : la correction automatique (d’orthographe)

unterstreichen : souligner

> Ein paar Sätze müssen unbedingt bearbeitet oder sogar gelöscht werden : quelques phrases doivent impérativement être remaniées ou même supprimées

der Bericht : le compte-rendu

aufbereiten : remanier (un manuscrit, un document)

bearbeiten : travailler, remanier, adapter (un manuscrit, un texte)

korrigieren : corriger

korrigieren : corriger

> Kannst du einen Satz über unseren neuen Angebot in den Brief einfügen? : peux-tu ajouter une phrase à propos de notre nouvelle offre dans la lettre?

die Bilanzierung : l’établissement du bilan

bilanziell : relatif au bilan

die Tabelle : le tableau

> Alle letzte Transaktionen wurden in dieser Tabelle für die Bilanzierung zusammengefasst : toutes les dernières transactions ont été rassemblées dans ce tableau pour l’établissement du bilan

briefen : briefer

die Checkliste : la checkliste

die Kopie : la copie

kopieren : copier

zusammenfassen : résumer

Traiter, organiser les documents

das Dokument (-e) : le document

downloaden : télécharger

herunterladen : télécharger

auswerten : évaluer (des données)

sammeln : rassembler

sortieren : trier

transferieren : transférer

> Wir müssen alle Informationen zu diesem Projekt sammeln, um die Datei zu erstellen : nous devons rassembler toutes les informations concernant ce projet pour constituer le dossier

> Sie hat alle Daten heruntergeladet und an den Chef transferiert : elle a téléchargé toutes les données et les a transférées au patron

die Datei (-en) : le fichier

das Dateiformat : le format du fichier

formatieren : formater

die Daten (pluriel) : les données

der Dantebank (die Datenbänke) : la base de données

der Datenschutz : la protection des données

die Datensicherung : la sécurisation des données

> Wie die Daten in unserem System geschützt werden, ist sehr wichtig für die Kunden, die oft persönliche Informationen eingeben müssen : La manière dont les données sont protégées dans notre système est très importante pour les clients, qui doivent souvent saisir des informations personnelles