Le vocabulaire des métiers de secrétaire en allemand
Qui dit secrétariat dit communication, gestion et organisation. Il se peut que vous soyez fait(e) pour ce travail, mais que l’idée de l’accomplir à l’étranger vous effraye un peu. En effet, le travail de secrétaire demande une grande précision, mais surtout une bonne compréhension des missions que l’on vous donne. Si on vous demande de répondre à tel ou tel client, de prendre des notes, ou de trier des archives, il faut certes que vous puissiez comprendre ce que vous entendez, ce que vous lisez, mais vous devez surtout être sûr de ce que votre patron vous demande, et ne pas perdre de temps et de crédibilité à répondre à la mauvaise personne ou à traiter du mauvais sujet.
Vous l’aurez compris: l’erreur arrive vite dans un travail aussi minutieux et qui repose avant tout sur le contact. Mais ne vous en faites pas, il suffit de connaître certains termes et expressions pour pouvoir vous lancer dans vos tâches avec assurance! Et on vous donne ici tout le vocabulaire essentiel à connaître pour être secrétaire en pays germanophone. Vous trouverez aussi des exemples de phrases que tout secrétaire est amené à entendre ou à prononcer dans sa carrière.
(Le secrétariat, c’est aussi beaucoup de correspondance, et donc des codes conversationnels à connaître : vous les trouverez dans nos articles dédiés à la conversation téléphonique en allemand ou aux emails professionnels.)
Termes de base
> Sie werden dann von unserer Sekretärin empfangen : vous serez alors reçu par notre secrétaire
> Er ist ein sehr effizienter Sekretär : C’est un secrétaire très performant
> Achten Sie darauf, immer auf Briefe von dem Kundenstamm zu antworten : Veillez à toujours répondre aux lettres des clients fidèles
Le matériel de bureau
> Könnten Sie mir einen Stift zum Unterschreiben bitte leihen? : Pourriez-vous me prêter un stylo pour signer s’il vous plait?
> Der Drucker ist außer Betrieb, wir müssen einen Techniker anrufen : l’imprimante est en panne, il faut appeler un technicien
> Um Sekretär zu werden, muss man heute fast unbedingt Excel und Word beherrschen, und Excel-Tabellen machen können : pour devenir secrétaire aujourd’hui, il faut presque obligatoirement maîtriser excel et word et être capable de faire des tableaux Excel.
L’administratif
> Als Sekretärin, muss sie sich in alles, was im Betrieb gescheht, einarbeiten : en tant que secrétaire, elle doit se tenir au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise
> Welche Informationen haben Sie bei Auftragserteilung gegeben? : Quelles informations avez-vous données lors de la passation de commande?
> Sie müssen uns noch Ihre Bankverbindung mitteilen : Vous devez encore nous communiquer votre RIB/vos coordonnées bancaires
> Um die Rechnung online zu bezahlen, müssen Sie den Rechnungsnummer eingeben : pour payer la facture en ligne, vous devez saisir le numéro de facture
> Könnten Sie bitte diese Rechnung gleich begleichen? : Pourriez-vous régler cette facture tout de suite s’il vous plait?
> Für die Verspätung haben wir Ihnen eine Gebühr berechnet : pour le retard nous vous avons facturé des frais
> Da sie immer noch nicht bezahlt haben, müssen wir sie mahnen : comme ils n’ont toujours pas payé, nous devons leur envoyer un rappel
> Kunden sind aufgrund von Lieferverzögerungen unzufrieden : Les clients sont insatisfaits en raison de retards de livraison
> Was schätzen Sie als Lieferzeit ein? : comment estimez-vous le délai de livraison?
> Für dieses Angebot profitieren einige Kunden von Sonderkonditionen : pour cette offre certains clients bénéficient de conditions particulières
> Sie können hier, neben dem Stempel, unterschreiben : vous pouvez signer ici, à côté du tampon
> Wenn Sie unterschreiben, müssen Sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen verantworten : Si vous signez, vous devez assumer la responsabilité du respect des closes du contrat
Prendre des notes et traiter les documents
> Wie schnell können Sie diese Daten erfassen? : à quelle vitesse pouvez-vous saisir ces données?
> Ich habe den Nummer in mein Notebook notiert : j’ai noté le numéro dans mon carnet de notes
> Ich notize mich alles, was bei dem Treffen gesagt wird : je prends en notes tout ce qui est dit à la réunion
> Ein paar Sätze müssen unbedingt bearbeitet oder sogar gelöscht werden : quelques phrases doivent impérativement être remaniées ou même supprimées
> Kannst du einen Satz über unseren neuen Angebot in den Brief einfügen? : peux-tu ajouter une phrase à propos de notre nouvelle offre dans la lettre?
> Alle letzte Transaktionen wurden in dieser Tabelle für die Bilanzierung zusammengefasst : toutes les dernières transactions ont été rassemblées dans ce tableau pour l’établissement du bilan
Traiter, organiser les documents
> Wir müssen alle Informationen zu diesem Projekt sammeln, um die Datei zu erstellen : nous devons rassembler toutes les informations concernant ce projet pour constituer le dossier
> Sie hat alle Daten heruntergeladet und an den Chef transferiert : elle a téléchargé toutes les données et les a transférées au patron
> Wie die Daten in unserem System geschützt werden, ist sehr wichtig für die Kunden, die oft persönliche Informationen eingeben müssen : La manière dont les données sont protégées dans notre système est très importante pour les clients, qui doivent souvent saisir des informations personnelles
> Alle Dokumente zu diesem Unternehmen müssen Sie in diesen Aktenschrank einordnen : Vous devez classer tous les documents qui concernent cette société sur ces étagères