Les réunions professionnelles en allemand

Si vous vous rendez dans un pays germanophone dans le cadre d’un échange professionnel, il se peut que vous deviez participer à des réunions. Ces événements impliquent non seulement une bonne maîtrise du langage, puisque c’est dans les discours que tout se passe, mais aussi une connaissance de formules annonçant les différentes étapes de la rencontre et des présentations.

Ce sont les expressions et le vocabulaire généraux des réunions professionnelles que nous vous donnons dans cet article, afin de vous aider à suivre au mieux vos rencontres professionnelles en allemand.

Vocabulaire général

Das Treffen : la réunion

Pour qu’une réunion ait lieu, encore faut-il convenir d’une date, d’une heure, et d’un lieu. Cette partie déjà requiert un vocabulaire et des formules à connaître. Pour les approfondir, vous pouvez consulter notre article « convenir d’un rendez-vous en allemand » en cliquant ici.

> Ich denke, wir sollen uns persönlich treffen : je pense qu’on devrait se rencontrer en personne

> Wo/Wann sollen sir uns treffen? : Où/Quand pouvons-nous nous rencontrer?

> Um welche Uhrzeit würde es Ihnen passen? : Quelle heure vous conviendrait?

> Sollten Ihnen das nicht passen … : si cela ne vous convient pas…

> Passt Ihnen der 10. März? : Le 10 mars vous convient-il?

die Begrüßungen : les salutations

Détendez l’atmoshpère avant de commencer afin que la réunion soit profitable à tout le monde : saluez les participants cordialement, profitez du café qui précède l’entrée dans la salle pour faire connaissance avec ceux que vous rencontrez pour la première fois, et n’oubliez pas de saluer toutes les personnes présentes avant de commencer.

> Schön, Sie kennenzulernen : ravi de faire votre connaissance
> Freut mich, Sie kennenzulernen : je suis heureux de faire votre connaissance
> Schön, Sie wiederzusehen : ravi de vous revoir

> Hallo. Mein Name ist .. und ich bin Manager in der Abteilung… : bonjour, mon nom est … et je suis manager au département de…

> Bitte setzen Sie sich : asseyez-vous, je vous en prie
> Hallo alle miteinander. Es freut mich, dass Sie heute gekommen sind : Bonjour tout le monde. Je me réjouis de vous voir aujourd’hui

> Guten Morgen alle miteinander. Ich bedanke mich, dass Sie heute hier erchienen sind : Bonjour tout le monde. Je vous remercie d’être présents aujourd’hui

Si certains participants ou invités viennent de loin, n’hésitez pas à leur parler davantage et à créer une atmosphère cordiale et accueillante en montrant que vous appréciez le déplacement et que vous vous souciez de leur confort :

> Wie war die Reise? : Comment était le voyage?
> Hatten Sie eine angenehme Reise ? : Avez-vous fait bon voyage?
> Hatten Sie einen angenehmen Flug? : Avez-vous fait bon voyage (en avion)?

> Ist Ihr Hotel in Ordnung? : votre hôtel vous convient-il?

> Wilkommen in Deutschland : Bienvenue en Allemagne

> Haben Sie problemlos hiergefunden? : Vous n’avez pas eu de difficulté à nous trouver?

> Sind Sie zum ersten Mal in Köln? : Est-ce votre première fois à Cologne?

En tant que participant, il est bon aussi de savoir vous excuser en cas de retard :

> Es tut mir leid, dass ich zu spät bin, ich habe mich verlaufen : je suis désolée d’être en retard, je me suis perdu

Personen und ihre Rollen vorstellen : présentation des personnes et de leurs rôles

Chaque personne présente à la réunion, qu’elle soit membre du comité d’entreprise, invitée, conférencière, etc., a un rôle à jouer, et il est toujours bon de présenter chaque participant présent, ne serait-ce que pour faciliter la tâche de celui qui rédigera le procès verbal ou le compte rendu de la rencontre.

> Das ist Lisa* : Je vous présente Lisa
> Darf ich Ihnen Lisa vorstellen?* : Permettez-mois de vous présenter Lisa

*Pour en savoir plus sur la manière de présenter quelqu’un en contexte professionnel, vous pouvez lire notre article sur le sujet en cliquant ici.

> Vielleicht dar ich zu Beginn erst mich und meine Kollegen vorstellen. Mein Name ist .. und ich bin Leiter der Informatiksabteilung. Das ist Lisa Maier, unsere Marketingleiterin, etc. Könnten Sie sich bitte allen anderen vorstellen? : Peut-être puis-je commencer par nous présenter, mes collègues et moi-même. Mon nom est … et je dirige le département de l’informatique. Voici Lisa Maier, notre directrice marketing, etc. Peut-être pourriez-vous tous vous présenter?

> Wie Sie wahrscheinlich schon wissen, wird uns Markus, aus der Marketingabteilung, eine Analyse von… vorstellen : Comme vous le savez probablement, Markus, du département marketing, va nous présenter une analyse de…

die Abwesenheiten : les absences

Après l’énumération des personnes présentes, ce sont les absents excusés qui sont mentionnés. Mieux vaut donner une raison pour une absence à une réunion professionnelle (maladie, déplacement, raison personnelle, etc.), et le signaler avant la réunion.

> Leider konnte Georg Müller heute nicht kommen, denn er ist auf eine Geschäftsreise : Malheureusement, Georg Müller n’a pas pu venir aujourd’hui car il est en déplacement professionnel

> Zwei Personne lassen sich für ihre Abwesenheit entschuldigen : … : Deux personnes sont excusées pour leur absence : … (donner les noms)

> Leider konnte Sabrina heute nicht anwesend sein : Malheureusement Sabrina n’a pas pu être présente aujourd’hui

Einleintung : l’introduction

Les transitions sont importantes dans toutes les situations où vous devez prendre la parole. Afin de ne pas commencer de manière trop abrupte et une fois l’atmosphère détendue par les small talks du début, faites suivre les salutations par une petite formule annonçant que vous êtes prêt à passer au vif du sujet :

> Lasst uns anfangen : Nous pouvons commencer

> Sollen wir anfangen? : Pouvons-nous commencer?

> Vielleicht sollten wir jetzt langsam zur Sache kommen : peut-être pouvons nous en venir progressivement à notre affaire

> Ich schlage vor, dass wir gleich beginnen, einverstanden? : Je propose de commencer tout de suite, si cela vous va?

> Der Ziel der heutigen Besprechung ist … : à travers l’échange d’aujourd’hui, nous avons pour objectif de …

> Wir haben uns heute hier versammelt, um … zu besprechen : Nous sommes rassemblés ici aujourd’hui pour parler de …

> Wir haben uns heute getroffen, um über… zu diskutieren : Nous nous sommes rencontrés aujourd’hui pour parler de …

Ankündigung der Tagesordnungspunkte : Présentation de l’ordre du jour

Une réunion, un comité d’entreprise, une conférence, ou autres, est généralement développée autour d’un programme annoncé à l’avance, afin que chaque personne présente puisse réfléchir aux points à évoquer ou à signaler lors de cette réunion. Celui qui anime la rencontre doit donc commencer par présenter ce programme, et pour cela il peut utiliser différentes formules, que vous trouverez ici.

> Schauen wir uns die heutige Tagesordnung an : consultons l’ordre du jour

> Auf der heutigen Tagesordnung steht… : À l’ordre du jour figure…

> Ich möchte darauf hinweisen, dass unsere wichtigste Aufgabe darin besteht, … : Je voudrais attirer votre attention sur notre principal point, qui est…

> Heute werden wir über … diskutieren : Aujourd’hui nous allons parler de …

Überleitungsphrasen : les phrases de transition

Comme évoqué plus haut, une réunion est toujours plus digeste lorsque le discours de celui qui l’anime est structuré et clair. Pour que tous les participants puissent s’y retrouver, il vaut mieux utiliser des formules de transition claires, notamment pour annoncer le passage à un autre point de l’ordre du jour, ou pour introduire la prise de parole d’un participant.

> Ich schlage vor, dass wir mit dem ersten Punkt der Tagesordnung beginnen : Je propose de commencer par le premier point à l’ordre du jout

> Jetzt können wir zum nächsten Punkt der Tagesordnung übergehen : Maintenant nous pouvons passer au point suivant de l’ordre du jour

> Markus, könnten Sie uns bitte einige Einzelheiten bezüglich des neuesten Projets verraten? : Markus, pourriez-vous s’il vous plait nous donner quelques détails concernant ce nouveau projet?

Das Gespräch : l’échange, la conversation

Le but d’une réunion est bien de rassembler des personnes concernées par une entreprise, une académie, une structure ou autre, afin d’évoquer avec elles certains sujets nouveaux ou importants pour le développement de cette structure. Il est donc important de permettre à chacun de s’exprimer, et d’avoir des échanges constructifs, prenant en compte les avis de chacun. Pour ne pas troubler la prise de parole, les temps d’échange doivent être annoncés par certaines formules, comme celles que nous vous donnons ici.

> Haben Sie noch fragen? : Avez-vous d’autres questions

> Hat jemand weitere Anmerkungen? : Quelqu’un a-t-il d’autres remarques à faire?

> Darf ich vorschlagen… : Puis-je proposer…

> Herr Maier, was denken Sie dazu? : Monsieur Maier, qu’en pensez-vous?

> Möchte jemand dazu Stellung nehmen? : Quelqu’un voudrait-il prendre position là-dessus?

> Stimmen Sie zu? : Êtes-vous d’accord?

Eine Meinung äußern : exprimer une opinion

Lorsqu’on exprime son accord ou son désaccord, on risque souvent de se heurter à l’avis des autres participants. Pour éviter que le climat général devienne trop agressif , utilisez des formules courtoises, même pour dire que vous n’êtes pas du tout d’accord avec ce que vient de dire une personne.

> Ich bin nicht sicher, dass ich verstehe, was Sie meinen : Je ne suis pas sûre de comprendre ce que vous voulez dire

> Möglicherweise habe ich Sie nicht richtig verstanden? : Peut-être ne vous ai-je pas bien compris?

> Wollen Sie damit sagen, dass … ? : Voudriez-vous dire par là que … ?
> Ich denke genauso : C’est exactement ce que je pense
> Ich stimme Ihnen vollkommen zu : Je suis complètement d’accord avec vous

> Ich stimme Ihnen teilweise zu : Je suis partiellement d’accord avec vous
> Ich stimme Ihnen bis zu einem gewissen Punkt zu : Je suis d’accord avec vous jusqu’à un certain point

> Ich befürchte, dass ich Ihnen nicht zustimmen kann : Je crains de ne pas être d’accord avec vous
> Ich bin nicht sicher : Je ne suis pas sûr
> Ich verstehe, was Sie meinen, aber … : Je comprends ce que vous voulez dire, mais…
> Es tut mir leid, aber ich glaube nicht, dass das Wahr ist : Je suis désolé mais je ne pense pas que ce soit vrai
> Ich bin völlig anderer Meinung : Je suis d’un tout autre avis

> Ich bin überzeugt davon, … : Je suis convaincu que …
> Meiner Meinung nach … : à mon avis…
> Ich denke, dass … : Je pense que ..

die Unterbrechungen : les interruptions

Le plus difficile à gérer dans une réunion, ce sont les prises de paroles impromptues. Si l’organisateur est censé annoncer les temps d’échanges par les formules énumérées plus haut, les participants ne respectent pas toujours cette organisation et se manifestent parfois à n’importe quel moment, ce qui fait souvent durer la rencontre plus longtemps, mais peut aussi être source d’échanges intéressants. Mais des expressions existent pour éviter que ce genre de chose n’arrive et pour limiter les interruptions.

> Entschuldigen Sie bitte die Unterbrechung, aber ich würde gerne etwas hinzufügen … : Excusez-moi de vous interrompre mais je souhaiterais ajouter quelque chose …

> Tut mir leid, dass ich unterbreche, aber ich denke… : Désolé de l’interruption mais je pense que …

> Tut mir leir, aber dürfe ich noch etwas sagen? : Je suis désolé mais puis-je dire quelque chose?

> Lisa, warte bitte einen Moment : Lisa, attends un instant s’il te plait

> Entschuldige. Würden Sie Lisa bitte ihre Präsentation zu Ende halten lassen? : Excusez-moi. Pourriez-vous laisser Lisa terminer sa présentation s’il vous plait?

> Darf ich Sie bitten, die Redner nicht zu unterbrechen? : Puis-je vous demander de ne pas interrompre la personne qui parle?

> Ich habe das Gefühl, dass wir vom Hauptthema abgeschweift sind : J’ai l’impression que nous nous sommes écartés du sujet principal

> Wir werden später über diese Angelegenheit diskutieren : C’est un problème que nous aborderons plus tard

Zur Zusammenfassung kommen :

Il est souvent utile de résumer les différentes idées qui ont été énoncées, surtout si un sujet a suscité des débats importants. Assurez-vous que tout le monde soit d’accord avec la décision prise en la répétant si besoin. Récapituler un point permet aussi de faciliter la rédaction du procès-verbal, qui doit reprendre les différentes objections et idées énoncées lors de la réunion.

> Und jetzt können wir die verschiedene Punkte zusammenfassen … : à présent nous pouvons résumer les différents points

> Um diesen Punkt zusammenzufassen, kann man sagen, dass… : Pour résumer ce point, on peut dire que…

> Unsere Sekretärin, Lisa Maier, wird bei dem Besprechung das Protokoll führen : notre secrétaire, Lisa Maier, va rédiger le procès verbal de notre réunion

Das Buffet ankündigen : présenter le buffet

Les réunions professionnelles peuvent parfois être très longues et tendues. Il est important de savoir détendre l’atmosphère pour permettre des échanges plus constructifs. Heureusement, le buffet est là pour vous aider !

> Möchten Sie etwas trinken? : souhaitez-vous boire quelque chose?

> Im nächsten Raum befindet sich ein Buffet : Bitte bedienen Sie sich an Snacks und Kaffee : Dans la pièce adjacente se trouve un buffet : je vous en pris, servez-vous en snacks et café

> Bitte bedienen Sie sich am Buffet : Servez-vous au buffet

> Getränke und Kuchen erwarten Sie am Buffet : les boissons et les gâteaux vous attendent au buffet

die Höfflichkeit : La politesse

Évidemment, comme dans tout contexte d’échange, la politesse est de mise ! N’oubliez pas d’utiliser les bonnes formules de courtoisie pour que la réunion se passe au mieux. Vous pouvez approfondir ce point en consultant notre article sur la politesse en allemand.

die Schlussfolgerung : la conclusion

Enfin, finissez d’exprimer votre respect en remerciant les participants au moment de déclarer la session close.

> Das ist alles für heute : c’est tout pour aujourd’hui

> Danke, dass Sie gekommen sind : merci d’être venus

Vocabulaire : Les réunions professionnelles en allemand – Exercice

Sélectionnez, parmi les différentes propositions, la traduction correspondant aux termes suivants :