Emails professionnels en allemand : Les erreurs à éviter !

Les mails ont tendance à faciliter les échanges dans le monde du travail : ils permettent de transmettre un message simplement et d’opérer un réel échange très rapidement. Cela dit, comme dans toute communication, il y a des formes et des règles à connaître pour témoigner du respect nécessaire à son interlocuteur.

Si ces conventions peuvent stresser celui qui doute de ses connaissances d’allemand, ne vous en faites pas ! Il suffit de connaître les bonnes formules, et vous pouvez les trouver en cliquant simplement sur ce lien.

Cela dit, il vaut mieux ne pas non plus partir trop sûr de vous. Parce que les mails semblent être un moyen d’échange très simple, on risque trop souvent de les traiter à la légère.

Pourtant, il y a des erreurs à éviter si vous voulez que votre correspondance soit efficace.

Dans cet article, on vous parle justement de ces erreurs, afin que vous obteniez les réponses désirées à vos emails en allemand !

1. Évitez le « du » et le tutoiement !

Attention à bien vous familiariser avec les règles de politesse en allemand avant d’entamer toute correspondance en contexte professionnel. En effet, vous devrez utiliser le pronom « Sie », équivalent du vouvoiement français, pour marquer le respect que vous avez pour votre interlocuteur.

Ce pronom s’emploie avec un verbe conjugué à la troisième personne du pluriel.

Exemples :

Danke für Ihre Antwort : Merci de votre réponse
Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennen zu lernen : Je me réjouis de vous rencontrer personnellement
Wenn Sie am Donnerstag verfügbar sind, können wir uns persönlich treffen, um darüber zu diskutieren : si vous êtes disponible jeudi, nous pouvons nous rencontrer personnellement pour en discuter

N’oubliez pas les autres formules de politesse : remerciements, salutations, etc. que vous trouverez dans notre article « les formules de politesse en allemand » si besoin.

2. N’utilisez pas de police loufoque

Ne vous amusez pas à changer la couleur ou le type de police : votre message doit être simple à déchiffrer, écrit noir sur blanc dans une écriture lisible et agréable.

Imaginez-vous que votre correspondant reçoit des centaines de mails par jour et ne veut certainement pas s’amuser à décrypter les signes laissés par des mots en gras, en rouge, en italique, en bleu, etc.

Si vous avez une raison d’insister sur un élément du message, faites-le dans votre choix de mots plutôt que dans l’aspect de votre mail.

3. Évitez les emails trop longs !

Si les mails sont pratiques, c’est parce qu’ils permettent de simplifier et d’accélérer les échanges. Dans le monde professionnel, on en envoie généralement plusieurs dizaines par jour, pour en recevoir au moins autant.

Personne n’aime passer trop de temps à lire un courrier dont le message se résumerait finalement en quelques mots.

Soyez le plus concis possible et évitez de faire ressentir à votre interlocuteur qu’il a perdu un temps précieux à lire un courrier pour savoir où vous voulez en venir.

4. L’objet : concis et pertinent

Vous connaissez certainement ce moment où vous ouvrez votre boite mail et constatez que vous avez reçu un grand nombre de courriers, dont la plupart sont à jeter, et d’autres à traiter tout de suite.

Et vous savez donc à quel point la rubrique « objet » est pratique : elle vous permet de savoir tout de suite de quoi il s’agit, et de faciliter le tri dans vos messages.

Quand vous envoyez un mail, pensez à ce genre de situation qui attend votre interlocuteur et facilitez-lui la tâche.

Écrivez un objet court, concis et percutant, pour que votre correspondant puisse retrouver le message facilement, dès qu’il aura une réponse à vous transmettre.

Évitez donc les « Hey », « Hallo! » « Nur zur Info » (« Juste pour info »), pour réellement décrire l’objet de votre message, avec des formules telles que :

« Aktueller Projekt … » : projet actuel …
« Rückfrage zu Ihrem Anruf » : demande de renseignements suite à votre appel
« Antwort auf Ihre Nachricht » : réponse à votre message
« Rechnung zu Ihrer Bestellung » : facture de votre commande
« Terminbestätigung » : confirmation de rendez-vous

5. Évitez les émoticônes

Toujours dans le but de rendre votre message lisible et pertinent, évitez les émoticônes ! Si ces derniers sont utiles dans vos échanges informels, avec vos amis et votre famille, ils n’ont pas leur place dans des courriers professionnels et pourraient vous discréditer complètement aux yeux de votre interlocuteur !

Si vous avez des sentiments à exprimer, faites le par un choix de mots judicieux.

Exemples :

Mit großer Freude melde ich mich bei Ihnen, um … : C’est avec un grand plaisir que je vous écris, afin de …
Ihre Antwort hat mich sehr gefreut… : J’ai été très satisfait de votre réponse
Leider wurde ich von Ihrer Antwort ein bisschen enttäuscht… : Malheureusement j’ai été un peu déçu par votre réponse…

6. Évitez les abréviations

Les abréviations peuvent être pratiques dans des mails informels. En effet, ils permettent de raccourcir certaines formules connues, mais parfois longues à écrire : « Liebe Grüße » devient alors « LG », « Mit freunlichen Grüße » devient « MFG », etc.

Mais n’oubliez pas le but des abréviations : gagner du temps, moins écrire, en somme : en faire moins. Or, dans un contexte professionnel, il peut être très mal vu d’en faire le moins possible. Si vous ne voulez pas paraître paresseux, évitez à tout prix les abréviations !

7. N’ayez pas l’air trop pressé

Il n’y a rien de plus agaçant que de remarquer un mail dans sa boite de réception dont l’objet est marqué d’une multitude de points d’exclamation, surtout si l’objet n’est finalement pas si urgent que ça. Si vous voulez vraiment en marquer l’importance, mettez un point d’exclamation, pas plus.

Évitez aussi de marquer « ASAP » un « Dringend » (« urgent ») : cela pourrait laisser penser à votre correspondant que vous ne lui faites pas confiance dans ses délais de traitement.

D’une manière générale, si un message est réellement urgent, contactez votre correspondant par téléphone plutôt que par mail.

8. Les formules d’appellation et de salutations

La manière dont vous vous adresserez à votre interlocuteur au début de votre mail participera de 50% à l’impression générale qu’il/elle aura de vous. Alors ne vous trompez pas sur la formule à adopter !

Pour des mails professionnels, on utilise généralement des formules plus respectueuses telles que :

« Sehr geehrter / Sehr geehrte… » : pour un homme/une femme

Vous pouvez aussi simplement saluer et mettre le titre et le nom de votre destinataire :

« Guten Morgen, Frau Dr. … » : Bonjour Madame … (le matin)
« Guten Tag, Herr Müller… » : Bonjour Monsieur… (la journée)

N’oubliez pas qu’en allemand on indique toujours le titre de la personne à laquelle on s’adresse ! (Pr. pour « Professor », Dr. pour « Doktor »…)

Aussi, choisissez les formules de courtoisie adaptées pour terminer votre mail. Évitez d’être trop familier (avec des expressions comme « Tschüss », « Ciao », etc.) ou trop polis. Une formule désuète peut ajouter de la lourdeur à votre mail. Un mot de clôture est souvent plus efficace qu’une phrase entière.

Exemples :

Hochachtungsvoll : respectueusement
Mit freundlichen Grüßen : cordialement

9. Les destinataires en copie

Si vous répondez à un mail collectif, veillez-bien à répondre uniquement à la/les personne(s) intéressée(s) par votre réponse. En effet, rien ne sert de « répondre à tous » si c’est uniquement l’émetteur qui attend un message de votre part.

De même, ne mettez en copie que des personnes concernées par votre courrier. Évitez de mettre en copie carbone, mais permettez plutôt à tout le monde de voir qui sont les destinataires joints à votre message en sélectionnant « CC » plutôt que « BCC ». L’échange en sera ainsi bien simplifié !

10. Choisissez un horaire approprié

Enfin, si la ponctualité est de mise, et surtout dans le monde germanique, c’est parce qu’elle est gage de réactivité et d’efficacité. N’attendez pas trop longtemps avant de répondre à un mail, mais faites-le pendant vos horaires de travail.

Votre correspondant pourrait effectivement avoir des doutes quant à votre rythme de vie et à votre efficacité s’il voit que vous lui avez envoyé un message à 3h du matin.

Faites votre correspondance électronique durant vos heures de travail, afin de montrer votre disponibilité et votre investissement au moment où on les attend de vous.